El concepto Facility Management se define como la disciplina que engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías propias adecuadas. Desde CT Activa queremos mostrarte todas las ventajas que ofrece el Facility Management a través de IWMS (Integrated Workplace Management System) y el software IBM TRIRIGA.

Esta profesión empezó a ser conocida hace relativamente poco tiempo, empezando a tener importancia en organizaciones líderes del mercado. Poco a poco, las empresas se han dado cuenta de las cuantiosas ventajas que aporta contar con un Facility Manager en la compañía. Tal como indican los expertos, la profesión nació en los Estados Unidos y llegó a Europa a través de Inglaterra, pasando por Noruega y el Norte de Europa para, seguidamente, llegar hasta Asia y África.

Todas las organizaciones, públicas o privadas, utilizan inmuebles, activos y servicios asociados a los mismos, para apoyar sus actividades principales. Coordinan los activos y servicios, utilizando su experiencia en gestión e introduciendo cambios en los ámbitos de la organización.

El Facility Management presta su experiencia para actuar de una manera dinámica y cumplir con todos los requisitos. Esta gestión se realiza igualmente para optimizar los costes y el funcionamiento tanto de los inmuebles como de los servicios.

 

 

Beneficios del Facility Management

El Facility Management presenta ventajas importantes para las compañías que desarrollan esta disciplina.

En primer lugar, la comunicación es clara y transparente entre la parte que representa la demanda y la parte que proporciona el servicio, es decir entre el cliente y la organización. De la misma manera, disminuyen los conflictos entre los proveedores y la compañía.

La información es clave y, por ello, el conocimiento de los datos sobre los niveles de los servicios y sus costes es transparente. Asimismo, mejora la sostenibilidad de la organización a través del análisis de los ciclos de vida de las instalaciones.

Además, la persona encargada tiene como objetivo reducir los costes de una organización a la vez que aumenta la eficiencia de los activos inmobiliarios. En definitiva, mejora la eficiencia de las actividades principales y de los procesos de gestión de inmuebles, así como la calidad del rendimiento.

 

 

Las cualidades de un buen Facility Manager

La figura y las funciones del Facility Manager en el lugar de trabajo están evolucionando de la mano del desarrollo que está experimentando el mundo empresarial.

Ninguna empresa con visión de futuro pondría en duda que uno de los aspectos más importantes de la gestión del lugar de trabajo es crear y mejorar un entorno que asegure el bienestar de los empleados y garantice así su compromiso, compartiendo la cultura, los valores y la visión de la compañía.

Los expertos en Management destacan tres cualidades que un buen Facility Manager debe presentar para gestionar las tareas que se le asignan: ser un buen oyente y comunicador excelente, cuestionar constantemente el “status quo” y crear valor estratégico, utilizar el lugar de trabajo como herramienta para reforzar la cultura de la empresa, fidelizar el compromiso de los empleados y,  por último,  dar un valor diferenciador a la compañía.

Un Facility Manager debe integrar los principios de la administración y gestión de empresas con la arquitectura, la ingeniería y las ciencias de la conducta humana. Así pues, las responsabilidades de esta persona son gestionar y planificar un entorno de trabajo más eficiente, cómodo y productivo. En definitiva, se trata del o la responsable de optimizar los espacios y los recursos para el mejor desarrollo de la actividad profesional.

El perfil del Facility Manager puede trabajar para cualquier tipo de organización: hospitales, hoteles, instituciones, administraciones públicas, empresas industriales, etc.

Además de las habilidades que debe presentar una persona para realizar correctamente la tarea del Facility Management, es importante prestar atención a la gestión de los aspectos que conforman esta disciplina. Para ello, una de las consideraciones más relevantes es tener en cuenta el apoyo en la herramienta tecnológica adecuada.

En este sentido, CT Activa ofrece el sistema IWMS y, bajo este concepto, la herramienta software IBM TRIRIGA. Este método de trabajo permite dar respuesta integral y efectiva del control de los activos inmobiliarios de la compañía.

 

Herramientas informáticas para el Facility Management

Los Facility Managers requieren del uso de diversas herramientas informáticas para gestionar el volumen de presupuesto de su área y disponer de información actualizada de forma inmediata.

Las herramientas utilizadas en Facility Management se pueden dividir en varios grupos principales: ETP (Enterprise Resources Planning), GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por ordenador), CAD (Computer Aided Design), CAFM (Computer Aided Facility Management) y IWMS (Integrated Workplace Management systems).

Nos centraremos en IWMS ya que, desde la perspectiva funcional, se diferencia porque incluye adicionalmente una amplia funcionalidad de Real Estate y gestión de arrendamiento, gestión de proyectos y gestión de la sostenibilidad.

El IWMS integra cinco componentes clave. Estas áreas funcionales son:

  • Gestión del patrimonio: control de propiedades y arrendamientos, seguros, planes de inversión, etc.
  • Gestión de espacios y proyectos: asignación de espacios, control de proyectos, inventarios, etc.
  • Gestión del mantenimiento: control de incidencias, programación de revisiones, control de stocks, etc.
  • Gestión de servicios: peticiones, reservas, gestión de flota, etc.
  • Gestión de la sostenibilidad: consumo de energías, huella de carbono, gestión de residuos, etc.

 

En CT Activa, le acompañamos durante todo el proceso

Empezaremos el recorrido hacia la automatización de la gestión de activos inmobiliarios con una consultoría, de esta manera, determinaremos cuáles son las necesidades específicas de la empresa y es que, cada caso es diferente y debemos identificar las herramientas que se adapten perfectamente a los objetivos de cada compañía. Determinaremos el mejor camino, la mejor solución.

Seguiremos con la implementación del plan definido. Iniciaremos la gestión integrada de los espacios de trabajo a través del sistema IWMS y haremos posible la automatización de los procesos gracias a la herramienta software IBM TRIRIGA. En esta introducción de la estrategia, le ayudaremos para que pueda extraer el máximo potencial de la plataforma.

De la misma manera que el Facility Manager y, concretamente, el sistema IWMS acompañan a los bienes durante su ciclo de vida, en CT Activa le acompañaremos durante todo el proceso para que alcance la máxima eficiencia en la gestión de los activos inmobiliarios.

Finalmente, CT Activa ofrece un servicio completo de mantenimiento, asistencia técnica, soporte al usuario y actualizaciones de las herramientas.

Si quiere desarrollar el Facility Management y el IWMS de su empresa a través de la gestión de activos inmobiliarios, no dude en contactar con nosotros para conocer las soluciones de CT Activa.