La gestión de Facility Management se centra en la administración de los activos inmobiliarios. Estos procesos se han profesionalizado notablemente en los últimos años con el objetivo de impulsar a las organizaciones y dar el salto hacia los nuevos modelos que exige el mercado en la actualidad.
Las herramientas utilizadas en Facility Management se pueden dividir en varios grupos, pero en CT Activa nos centraremos en IWMS (Integrated Workplace Management System) y en la automatización de los procesos mediante la plataforma software IBM TRIRIGA.
Los 5 ejes de la gestión de activos inmobiliarios son:
- Gestión patrimonial.
- Gestión de espacios.
- Servicios y mantenimiento de los edificios.
- Eficiencia energética.
- Inversiones.
¿Qué entendemos por activos inmobiliarios?
Empezamos por determinar qué son los activos inmobiliarios. La definición del término es la siguiente: “Hace referencia a un bien inmueble que es propiedad de una determinada empresa, la cual utiliza dicho bien para poder generar riqueza o encontrar una manera a través de la cual financiarse”.
Existen diversos tipos de activos inmobiliarios. Entre los más conocidos, encontramos: el residencial, las oficinas, el bien comercial, el industrial y el suelo, es decir, el compuesto por un terreno libre para poder modificarlo o utilizarlo como el propietario o propietaria crea conveniente.
¿Por qué debemos gestionar los activos inmobiliarios?
La razón por la cual es recomendable que una organización apueste por la gestión de sus activos inmobiliarios se resume, en una palabra: eficiencia.
El Facility Management se centra en la gestión de los recursos inmobiliarios de una compañía: de optimizar los espacios, coordinar la reubicación en una nueva oficina, organizar proyectos de construcción, de renovación.
Así mismo, un Facility Manager se encarga de la contratación de todos los productos y servicios relacionados con el correcto funcionamiento de las instalaciones de una organización. También de la conservación y el mantenimiento de instalaciones, limpieza, recepción, catering, seguridad, etc. Desde que funcione el aire acondicionado hasta cambiar las bombillas cuando sea necesario, pasando porque no falte papel en las impresoras. Todos estos procesos de mantenimiento, por muy simples que parezcan, son fundamentales para que los profesionales puedan desarrollar su actividad sin dificultades ni interrupciones.
Cabe destacar que esta gestión de los activos inmobiliarios se traduce en la definición de espacios de trabajo agradables y cómodos, lo que a la larga se traduce en una mayor productividad por parte de los trabajadores y trabajadoras. Entre los integrantes de la empresa, se genera un sentimiento de marca, de pertenencia y de fidelización.
La gestión de los activos inmobiliarios es una actividad de imprescindible cumplimiento que representa el 30% de los gastos de una empresa y un buen Facility Manager puede optimizar este gasto en un 20% o 30%.
IBM TRIRIGA, el software que permite la automatización
La automatización de determinados procesos en relación con la gestión de activos inmobiliarios nos permite alcanzar los niveles de eficiencia deseados. Automatizar tareas que hasta ese momento se han realizado de forma manual nos asegura ahorrar costes, tiempo y, además, ser mucho más eficaces a la hora de realizar nuestro trabajo diario.
La automatización de los procesos, en este caso de la gestión de los activos inmobiliarios, presenta unas ventajas importantes tales como la minimización de costes, la reducción del número de errores aumenta la velocidad de la ejecución y la obtención de información a través de la generación de informes. La posibilidad de realizar un seguimiento y obtener información constante nos permite tomar las mejores decisiones.
IBM TRIRIGA forma parte de las soluciones de gestión integral del entorno de trabajo (IWMS) e incluye módulos diseñados para cubrir las necesidades de las organizaciones en los ámbitos de Facility Management, gestión de espacios, mantenimiento, gestión de inmuebles, control de proyectos de inversión y gestión energética y medioambiental dentro de una única plataforma software.
Es relevante destacar que se centra en la automatización de los procesos de administración de inmuebles y ciclo de vida de los activos, permite incrementar la visibilidad de cada uno de los aspectos relativos al negocio, proporcionando informes precisos en tiempo real.
En el momento en que se decide automatizar un proceso, es necesario realizar un primer paso de gran importancia: un análisis del estado de los procesos. En este estudio se conocerá el proceso completo, se medirán los tiempos, se analizarán todos los aspectos del proceso, etc. A partir de esta información, es posible escoger la mejor herramienta software.
En CT Activa, le acompañamos durante todo el proceso
Empezaremos el recorrido hacia la automatización de la gestión de activos inmobiliarios con una consultoría, de esta manera, determinaremos cuáles son las necesidades específicas de la empresa y es que, cada caso es diferente y debemos identificar las herramientas que se adapten perfectamente a los objetivos de cada compañía. Determinaremos el mejor camino, la mejor solución.
Seguiremos con la implementación del plan definido. Iniciaremos la gestión integrada de los espacios de trabajo a través del sistema IWMS y posibilitaremos la automatización de los procesos gracias a la herramienta software IBM TRIRIGA. En esta introducción de la estrategia, le ayudaremos para que pueda extraer el máximo potencial de la plataforma.
CT Activa va más allá ofreciendo un servicio completo de mantenimiento, asistencia técnica, soporte al usuario y actualizaciones de las herramientas.
De la misma manera que el Facility Manager y, concretamente, el sistema IWMS acompañan a los bienes durante su ciclo de vida, en CT Activa le acompañaremos durante todo el proceso para que alcance la máxima eficiencia en la gestión de los activos inmobiliarios.
El Facility Management y el IWMS nos permiten gestionar de forma eficiente los activos inmobiliarios, optimizando el ciclo de vida de los bienes, la actividad empresarial y el bienestar del personal de la organización. La administración de los activos inmobiliarios a través de flujos de trabajo automatizados nos ayuda a obtener los mejores resultados.
Si quiere desarrollar el Facility Management y el IWMS de su empresa no dude en contactar con nosotros para conocer las soluciones de CT Activa.