El Integrated Workplace Management System (IWMS) tiene como objetivo reducir los costes y aumentar la productividad del negocio. Debemos tener en cuenta que, generalmente, los gastos en gestión inmobiliaria se establecen en el 20% de las despesas totales de una empresa.
IWMS, a través de software como IBM TRIRIGA, aparece como la solución que posibilita a ejecutivos, ejecutivas y gestores o gestoras una reducción significativa de los costes inmobiliarios.
El sistema de automatización en la gestión de los activos inmobiliarios presenta beneficios tales como el incremento de la eficiencia, la transparencia, la toma de decisiones acertadas, la flexibilidad y la satisfacción del cliente en los procesos de gestión de las instalaciones de una organización. De hecho, un estudio de Research&Markets demuestra que el uso de una solución IWMS lleva a una reducción de los costes de mantenimiento de las instalaciones de un 14%, una mejora en la gestión del espacio de trabajo y un incremento de la eficiencia del 42%.
Tres beneficios destacables al implementar una solución IWMS
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Transparencia
No tener la información completa acerca del portafolio de la organización, el valor, las dimensiones, el porcentaje de ocupación, la planificación del mantenimiento, los contratos de arrendamiento, los proveedores de servicios, etc. supone un enorme riesgo en términos de costes, cumplimiento de regulaciones y continuidad del negocio.
Una solución IWMS, como podría ser la herramienta software IBM TRIRIGA, nos da la transparencia suficiente para conocer a la perfección todos los aspectos relevantes, y así: crear una metodología estandarizada para todos los procesos, saber la cantidad exacta de espacio disponible en cada momento, controlar los servicios de limpieza, estar al corriente de la expiración de los contratos de arrendamiento o cuándo se emitirá la próxima orden de mantenimiento y su consecuente ejecución, entre muchos otros aspectos.
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Eficiencia
Las instalaciones, las oficinas, las salas de reuniones y los espacios de trabajo parecen estar siendo usados aunque la práctica revele que su ocupación media es del 50% al 60%. Un IWMS ofrece las herramientas para medir y analizar su uso real e incrementar una implementación efectiva que dé valor a la organización.
La automatización de la gestión patrimonial de inmuebles a través de un software como IBM TRIRIGA permite incluso eliminar las instalaciones deficientes o cambiar su función. Esta herramienta abarca todos los procesos empresariales, por lo que es posible analizar el rendimiento de estas actividades y, en última instancia, mejorar la eficiencia y la calidad del resultado.
Este tipo de sistemas ayudan a identificar atascos, ineficiencias, tiempos excesivos, presupuestos poco rentables y cualquier otro parámetro que pueda afectar negativamente al negocio. En resumen, permite mejorar de forma continua y asignar puntos de referencia a esos procesos para alcanzar la máxima eficiencia y, en consecuencia, la satisfacción del cliente.
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Apoyo en la toma de decisiones
El paradigma empresarial actual demanda una toma de decisiones acertada, a la vez que rápida. Las fusiones, adquisiciones, reestructuraciones, limitaciones de presupuestos y otros factores económicos se traducen en presiones tanto para los administradores y administradoras de instalaciones como para los gestores y gestoras de los inmuebles.
Esta realidad hace que aumente la necesidad de una gestión de la información integrada y fiable. Debemos ser capaces de respaldar a la perfección todos y cada uno de los procesos relacionados con la toma de decisiones.
Un IWMS, gracias a una herramienta software como IBM TRIRIGA, respalda las decisiones tácticas, estratégicas y operacionales al aportar informes y puntos de referencia. Además de los informes estándar, esta plataforma permite a las organizaciones exportar datos y análisis, elaborados de forma específica y basados en tendencias históricas y predicciones futuras.
Si desea obtener más información sobre el sistema de gestión de activos inmobiliarios IWMS, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Desde CT ACTIVA, le ayudaremos en todo el proceso de implantación del software IBM TRIRIGA, además también durante el crecimiento y la maduración. Le acompañaremos en todo momento.