La COVID-19 ha convertido lugares de trabajo que meses atrás fueron zonas repletas de actividad en espacios fantasmales. Los y las profesionales de diferentes sectores que así lo permiten se encuentran en sus viviendas realizando teletrabajo. La imposición del trabajo en remoto permite a las organizaciones tanto dar continuidad a su actividad laboral como combatir la pandemia reforzando el aislamiento social. A pesar de que el teletrabajo tendrá un papel importante en el futuro de las empresas, cuando todo pase, volveremos a las oficinas y, por tanto, se plantea la siguiente pregunta: ¿cómo deberán ser estos lugares? La gestión integrada del espacio de trabajo (IWMS) tiene un papel destacado en la organización del futuro de las oficinas. 

A pesar del impacto que la pandemia COVID-19 está teniendo en el desarrollo diario de la actividad laboral, esas oficinas actualmente vacías son una oportunidad única para mejorar el espacio físico de trabajo. Los y las profesionales de las instalaciones pueden evaluar el uso actual del espacio, planificar nuevos diseños, reorganizar empleados o departamentos enteros y mejorar la tecnología del lugar de trabajo, todo sin interrumpir ni causar molestias a los trabajadores. 

La gestión integrada del espacio de trabajo es la plataforma de organización que permite planificar, diseñar, gestionar, explotar y eliminar los activos ubicados en los espacios de una organización. De esta manera, el sistema IWMS permite optimizar el uso de los recursos del entorno de trabajo incluyendo la gestión del catálogo de activos inmobiliarios, infraestructuras e instalaciones. Cuatro de las funciones más importantes de esta tecnología son: la gestión de propiedades y alquileres, la gestión de proyectos, la gestión de espacio y la gestión de mantenimiento. El objetivo es alcanzar la mayor productividad de los espacios y, de esta manera, facilitar el desarrollo de la actividad laboral de los y las profesionales de la empresa. 

Optimizar el espacio existente a través de la gestión integrada del espacio de trabajo 

La renovación del lugar de trabajo empieza por el análisis de este espacio: cómo se está utilizando. Las tecnologías correctas son imprescindibles para llevar a cabo este proceso. Un sistema integrado de la gestión del espacio de trabajo (IWMS) es una valiosa herramienta para la optimización del espacio y la gestión de activos, como lo fueron las plataformas de gestión de instalaciones asistidas por ordenador (CAFM) en el pasado. 

Las opciones de diseño que utilizan datos de un IWMS o CAFM proporcionan un punto de partida en el análisis para alcanzar los objetivos planteados:

  • ¿Cuál es la utilización total de espacio disponible de este lugar de trabajo?
  • ¿Cuántos trabajadores ocupan cada espacio de trabajo del inmueble? 
  • ¿Cómo se divide el espacio por tipologías de especialidad? 
  • ¿Cuál es el coste por espacio de trabajo vs. el coste de su alquiler o amortización?

Con esa información, es posible determinar si es posible optimizar el espacio actual o es necesario agregar más metros cuadrados. La gestión del espacio de trabajo puede decidir desde utilizar la estrategia de hot desks o áreas de colaboración que pueden maximizar el espacio subutilizado y proporcionar a los empleados opciones basadas en actividades que se adaptan a sus estilos de trabajo únicos. 

En definitiva, la gestión integrada del espacio de trabajo es el tiempo dedicado a optimizar el espacio, el que tendrá el mayor impacto. Un lugar de trabajo optimizado puede disminuir la carga financiera al maximizar el espacio existente de manera que aborde cómo los empleados quieren trabajar. Los trabajadores que conforman el espacio de trabajo son la pieza clave en todas las organizaciones y la gestión integrada del espacio de trabajo tiene como principal objetivo potenciar el bienestar de los profesionales optimizando sus lugares de trabajo. 

Si desea obtener más información sobre el sistema de gestión integrada del trabajo (IWMS), no dude en ponerse en contacto con nosotros. 

Desde CT ACTIVA, le ayudaremos en todo el proceso de implantación del software, así como durante su crecimiento y maduración. Le acompañaremos en todo momento.