La llegada de la desescalada con sus diferentes fases presenta un escenario alentador de camino hacia la vuelta a la normalidad, pero muchos expertos y expertas de diferentes ámbitos señalan una “normalidad” con características distintas a las que conformaban nuestra rutina, la que llevábamos antes del decreto de estado de alarma. Sin duda, la crisis sanitaria provocada por la COVID-19 cambiará nuestra visión de la realidad y, con ello, determinará nuevas características en espacios como las oficinas. En este sentido, el Facility Management tiene un papel clave en la elaboración de una estrategia basada en las necesidades post COVID-19 en los espacios de trabajo.
En este momento, muchos profesionales de los sectores que así lo permiten han trasladado la oficina a sus hogares. Poco a poco, recuperaremos el trabajo presencial en equipo, pero estos espacios de trabajo: ¿requieren de nuevas características? ¿cuáles serán las más determinantes? Los profesionales del Facility Management diseñan estas nuevas realidades siguiendo tres directrices básicas: la importancia del trabajo remoto, la flexibilidad horaria y las garantías sanitarias en la oficina.
Es importante tener en cuenta que las oficinas están diseñadas para atraer al talento y para asegurar el bienestar de los trabajadores que conforman la organización. Hasta el momento, los profesionales se fijaban en aspectos como: espacios de trabajo colaborativo, zonas de juego, lugares donde poder relajarse, salas de meditación, gimnasios, guarderías, etc. es decir, espacios que potencian la motivación, la productividad y el trabajo en equipo. Tras la pandemia mundial COVID-19, ¿cambiarán significativamente las preferencias de los y las profesionales en cuanto a las características de las oficinas?
El regreso a las oficinas debe establecerse bajo una clara estrategia, elaborada por profesionales de Facility Management, que garantice, en primer lugar, la seguridad del personal y las medidas fundamentales que se prevén son:
Establecer reglas sanitarias en las oficinas
En primer lugar, el Facility Management trabaja para crear una cultura de oficina saludable con nuevas reglas. Ciertamente, los trabajadores querrán volver a sus habituales lugares de trabajo con todas las garantías sanitarias y con normas que cuiden de su salud.
Para lograr este objetivo, algunas recomendaciones son: formar a los empleados en los factores de riesgo de la COVID-19 y cómo protegerse. La información de calidad es fundamental para conseguir crear espacios de trabajo saludables: rótulos informativos, comunicaciones con las reglas establecidas, documento resumen con los puntos fundamentales que se deben cumplir, etc.; establecer meticulosas rutinas de higiene, pautas de desinfección; minimizar el contacto entre trabajadores; control continuo de la salud de los empleados; promover el uso de EPIs, etc.
Regular el teletrabajo y la flexibilidad horaria
Tras probar esta metodología, muchos empleados querrán poder disponer de algunos días a la semana o al mes de teletrabajo tanto para minimizar el riesgo de contagio como para disfrutar de las ventajas que el trabajo en remoto nos proporciona. El Facility Management deberá gestionar una estrategia de teletrabajo exitosa.
Para poder trabajar a distancia será importante asegurar las condiciones necesarias para el mejor rendimiento: identificar aquellos perfiles que pueden trabajar en remoto permanentemente y cuáles necesitan jornadas flexibles; crear reglas de funcionamiento; ofrecer los equipos y las tecnologías necesarias para los puestos de trabajo remotos; preparar los sistemas de información de la empresa para el trabajo en remoto; establecer un protocolo para la desinfección de los lugares de trabajo compartidos por los trabajadores de jornadas flexibles.
Reorganización por parte del Facility Management para adaptar las oficinas a las necesidades post COVID-19
La reorganización de los espacios de trabajo se caracteriza especialmente por la necesidad de mantener el distanciamiento social. El objetivo es crear espacios más seguros donde los trabajadores se sientan cómodos.
Las sugerencias que planteamos son: mejorar la calidad del aire; mamparas de separación entre puestos de trabajo; reducir los espacios comunes y aumentar los espacios privados; aumentar las dimensiones de los espacios compartidos como salas de reuniones; reducir el número de puntos comunes de contacto: automatización de puertas, grifos, etc.; crear protocolos de seguridad en zonas comunes del edificio: reglas para el uso de ascensores, escaleras, etc.
El objetivo de estas medidas es adaptar las oficinas a las nuevas necesidades de la sociedad, especialmente centradas en la salud. El Facility Management tiene un papel fundamental en la reorganización de las oficinas para una vuelta a la normalidad segura y que ponga la salud en el centro de la estrategia.
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