La actual crisis sanitaria provocada por la COVID-19 nos ha llevado a cambiar nuestras metodologías de trabajo y, en esta nueva normalidad, muchas empresas han decidido compaginar el teletrabajo con la presencialidad en las oficinas. Para desarrollar esta estrategia es necesario gestionar la ocupación de los espacios y, por ello, en este artículo hablaremos sobre las herramientas para la reserva de puestos de trabajo

Ante este nuevo escenario al que nos enfrentamos actualmente, es básico contar con una herramienta que nos permita optimizar la gestión y la reserva de espacios para el desarrollo de la actividad empresarial de manera presencial. 

A pesar de que el teletrabajo tiene ventajas destacadas, somos conscientes de que el hecho de reunirse y trabajar con los compañeros y compañeras de forma periódica también es vital para el completo desarrollo personal y profesional. Las herramientas para la reserva de puestos de trabajo permiten que la presencialidad en las oficinas sea una acción segura dado que es posible gestionar una estrategia de distanciamiento social en el regreso a los espacios de trabajo. 

IWMS para la reserva de puestos de trabajo 

La gestión de Facility Management se ha profesionalizado enormemente en los últimos años en España, permitiéndonos afirmar que no tenemos mucho que envidiar a nuestros vecinos del norte de Europa. El trabajo de grandes especialistas en el sector ha permitido disponer de procesos de negocio que regulen la actividad y la orienten hacia objetivos plenamente alineados con la estrategia de la organización y el Facilility Manager es ya una figura clave en los órganos de dirección. 

En esta nueva normalidad y a medida que evolucionan los lugares de trabajo, es importante contar con la figura del Facility Manager y también con la tecnología adecuada para la gestión y el control de las oficinas. De acuerdo con las tendencias emergentes, muchas organizaciones utilizan software IWMS como una herramienta básica. Entre los aspectos que permite gestionar la herramienta destacan: los espacios, los activos, el inventario, el transporte, las estancias, las instalaciones y los visitantes. Por ello, el IWMS (gestión integrada del espacio de trabajo) nos permite administrar la reserva de puestos de trabajo en la dualidad teletrabajo y presencial. 

Más allá de que IWMS permite solventar las actuales necesidades provocadas por la COVID-19, una de las ventajas más destacadas de la implementación del IWMS es la posibilidad de cambiar a una estrategia de trabajo más flexible. Tal como indican los profesionales del sector, el 82% de los trabajadores y trabajadoras consideran la flexibilidad como uno de los principales factores para evaluar a las organizaciones. Para adaptarse a ello, muchas organizaciones han optado por estrategias de trabajo más flexibles, una infraestructura que el software IWMS ayuda a respaldar.

Ventajas de la gestión de la reserva de puestos de trabajo 

Las herramientas para la reserva de puestos de trabajo permiten a las empresas que: 

  • El trabajo sea más ágil y fluido. La posibilidad de reservar un puesto de trabajo permite a la persona organizarse y saber cuándo puede acceder a las oficinas, organizando su agenda y haciendo que su jornada sea lo más eficiente posible. 
  • El espacio de trabajo esté optimizado. En el actual contexto, debemos entender la optimización como la correcta gestión de las oficinas como un lugar seguro, siguiendo todas las normas para frenar los contagios de COVID-19. 
  • El personal esté más satisfecho al tener la posibilidad de gestionar su semana y sus tareas. 

Supervisar, medir y tomar las mejores decisiones de planificación basadas en los datos que aporta la herramienta de gestión de la reserva de puestos de trabajo.

Si desea obtener más información sobre IWMS y el papel del Facility Management en la vuelta a las oficinas, no dude en ponerse en contacto con nosotros

Desde CT Activa, le ayudaremos en todo el proceso de implantación del software, así como durante su crecimiento y maduración. Le acompañaremos en todo momento.