Continuación de la 1ª Parte.

Existen varias alternativas para flexibilizar la ocupación de puestos de trabajo:

  • Gestión dinámica de ocupación: Basada en la ocupación espontánea de los puestos de trabajo.
  • Reserva de puestos de trabajo: Basada en el control de la disponibilidad de los puestos mediante un sistema de solicitudes.

Reserva de puestos:

Este modelo se basa en la existencia de un conjunto de puestos de trabajo que estarán disponibles para reservar. La solicitud y gestión de estos puestos reservables se realizará desde IBM TRIRIGA (u otro sistema IWMS).

De este modo, en el modelo de puestos no asignados reservables, el departamento de gestión de inmuebles pone a disposición de los usuarios un sistema de gestión de reservas que les permite:

  • Seleccionar un puesto o un conjunto de puestos en función de diversos criterios (fecha, tipo de espacio requerido, ubicación, etc.).
  • Reservar ese puesto o conjunto de puestos durante un periodo determinado, a configurar por el gestor.
  • Modificar o cancelar las reservas realizadas.

Esta acción puede realizarse tanto desde una Intranet corporativa como desde terminales móviles.

Otro modelo complementario es el de gestión dinámica de la ocupación. En este caso no está regulada la gestión de la disponibilidad de los puestos, sino que sencillamente son puestos a disposición del usuario final.

Estos modelos parten de la premisa de que hay un conjunto de personas que pasan gran parte del tiempo fuera del puesto de trabajo, por lo que no todas las personas requieren un puesto de trabajo asignado. La gran dificultad está en definir el “estrés” de ocupación. Es decir, ¿cuál es la relación entre personas y puestos? ¿1 puesto cada 2 personas? ¿Superior? ¿Inferior?

En este escenario es fundamental disponer de herramientas de medida que permitan extraer datos sobre el uso real y permitan ajustar el modelo de modo que garanticemos la ocupación máxima sin interferir negativamente en la productividad del personal.

El paso de un estado a otro (de “ocupado” a “libre”) se controlaría mediante sensores de presencia en las mesas, conectados con IBM TRIRIGA (o el sistema IWMS del cliente) mediante la plataforma de IoT de IBM.