La rápida evolución tecnológica de los últimos años ha modificado las fuentes tradicionales de información, abriéndolas a todo tipo de dispositivos que ahora son capaces de comunicarse. Esto nos permite complementar los ámbitos anteriores con información en tiempo real, posibilitando recibir, procesar y analizar información que hace unos años, ni siquiera existía. El Internet de las Cosas (IoT) y el Big Data se han incorporado a nuestro día a día, conectándose con los productos tradicionales y nutriéndoles de información fundamental para una toma de decisiones más acertada.

Hasta hace poco, el mantenimiento se realizaba fundamentalmente con auditorías e inspecciones visuales, que requerían la dedicación de personal a la ejecución de estas tareas. Las nuevas tecnologías nos permiten automatizar ciertas partes del proceso e incorporar el tiempo real, garantizando una mayor fiabilidad de la información.

Los entornos de trabajo también están cambiando. Las compañías cada vez se mueven más a modelos de flexibilidad, compaginándolos con políticas de teletrabajo, permitiendo que cada persona decida cuál es el lugar de trabajo más adecuado en función de la tarea que está desempeñando en cada momento:

  • Reuniones
  • Trabajos de concentración.
  • Trabajos colaborativos de oficina.
  • Trabajos por proyectos.

Los departamentos de Facilities 4.0 están volcados en adaptar los espacios a las nuevas formas de trabajar, migrando de modelos de puestos asignados a entornos más flexibles, donde los empleados ya no tienen una mesa propia, sino un conjunto de espacios flexible adaptados a las necesidades de sus actividades del día a día.

Los sistemas de gestión se están adaptando también a este nuevo modelo, proporcionando métricas que faciliten al departamento de gestión de inmuebles analizar la oferta de espacios y adaptarla a estas nuevas necesidades. Para ello, existen 2 alternativas para flexibilizar la ocupación de puestos de trabajo:

  • Gestión dinámica de ocupación
  • Reserva de puestos de trabajo

Gestión dinámica de ocupación:

Basada en la ocupación espontánea de los puestos de trabajo, no está regulada la gestión de la disponibilidad de los puestos, sino que sencillamente son puestos a disposición del usuario final.

Estos modelos parten de la premisa de que hay un conjunto de personas que pasan gran parte del tiempo fuera del puesto de trabajo, por lo que no todas las personas requieren un puesto de trabajo asignado.

En este escenario es fundamental disponer de herramientas de medida que permitan extraer datos sobre el uso real y permitan ajustar el modelo de modo que garanticemos la ocupación máxima sin interferir negativamente en la productividad del personal.

Es aquí donde el Internet de las Cosas nos será de gran utilidad, permitiéndonos registrar en tiempo real mediante sensores colocados en las mesas cuánto tiempo está ocupado cada puesto de manera anónima, ajustando así los niveles de compartición más adecuados a mi organización.

De este modo:

  • No hay asignación de puesto de trabajo a la persona (opcionalmente se pueden asignar zonas de puestos de trabajo a determinados departamentos).
  • Se controla la ocupación de manera dinámica mediante sensores.
  • El paso de un estado a otro se controlaría mediante sensores de presencia en las mesas, conectados con el sistema IWMS del cliente mediante la plataforma de IoT.
  • En todo momento se dispone de la información de los puestos disponibles y ocupados. Esta información puede mostrarse en pantallas en el propio edificio o en aplicaciones móviles.

Reserva de puestos:

Basada en el control de la disponibilidad de los puestos mediante un sistema de solicitudes que les permitirá:

  • Seleccionar un puesto o un conjunto de puestos en función de diversos criterios (fecha, tipo de espacio requerido, ubicación, etc.).
  • Reservar ese puesto o conjunto de puestos durante un periodo determinado, a configurar por el gestor.
  • Modificar o cancelar las reservas realizadas.

Esta acción puede realizarse tanto desde una Intranet corporativa como desde terminales móviles.

Este modelo es interesante:

  • Cuando trabajo por proyectos y tengo que ubicar a equipos de trabajo durante un periodo determinado.
  • Cuando la empresa tiene personas con movilidad entre distintos edificios y necesitan puntualmente un espacio durante un día o conjunto de días al desplazarse de una sede a otra.

No estamos hablando únicamente de optimizar la gestión de espacios. La información que obtenemos de estos modelos también puede aplicarse para poner en práctica medidas de eficiencia energética.

Artículo publicado por CT Activa en la Revista de Facility Management IFMA España

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